Microsoft Office Groove 2007

 Mengenal Microsoft Groove
 salah satu artikel yang aku ambil dari salah satu blog mudahan bermanfaat untuk kita semua
Microsoft Groove 2007 adalah suatu program yang digunakan untuk mensharing data atau informasi dengan membuat suatu group virtual. Anda dapat mengundang teman atau orang lain untuk bergabung ke dalam workspace kerja anda.
Kelebihan microsoft Groove adalah kita tidak selalu harus menggunakan groove ini dalam keadaan oneline, artinya kita juga dapat menggunakan secara offline. Kelebihan lainnya data anda lebih tersentralisasi dan ruang kerja anda tidak terbatas, artinya anda dapat mengerjakan atau mengirim data dari mana saja anda berada.

Membuat Groove Account Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda.  Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No.

Mengaktifkan Groove 2007
1. Klik star
2. Pilih All Program
3. Pilih Microsoft Office
4. Klik Microsoft 2007
5. Pilih account anda dan ketik paswordnya
6. Klik select
Untuk keluar klik file menu dan pilih log off account

Cara mengimport account ke komputer lain
1. Lagin ke accound
2. Klik select
3. Di groove launchbar plih file menu dan klik Use Account on Another Computer
4. Intruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada computer lain.perhatikan file formatnya.grv dan klik oke untuk menyelesaikan process ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke computer
5. klik tombol kanan mouse dan piilh Send To
6. klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk.
7. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu

Tatacara Penggunaan Standard Workspace
Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya.
 
Terdapat 3 bagian pada Workspace:
1. Active adalah anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan
2. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat
3. Read adalah perubahan yang sudah anda simak
Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email.

Membuat Workspace
1. Klik New Workspace dan beri nama workspace contoh my second workspace
2. Tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. 
Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan lain-lain. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi.
Setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini.

Langkah-langkah
1. klik Options menu dan klik Invite to Workspace
2. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda, Disini saya ketik Nisa. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang Nisa nama yang sebenarnya
3. klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite
4. Klik oke
5. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari Nisa. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah Nisa konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya Nisa, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin
6. Klik oke

Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan Nisa wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih Nisa dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.

Menambah Penampilan Workspace
Langkah-langkah
1. Klik Workspace List, Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan
2. Klik view menu
3. Pilih Show/Hide
Klik Workspace List, Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
 
Cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya

Mengatur kontak list pada Groove
Langkah-langkah
1.login ke groove
2.kemudian klik tab Contacts. 
Sama seperti tab Workspace,Untuk menambahkan kontak, klik Add Contact,
Sebagai contoh
saya ingin mencari nama Nisa lalu saya klik Find dan tampil hasilnya Seringkali dua orang atau lebih memiliki nama yang sama dan oleh karena itu perlu diverifikasi kebenaran nama orang ini.                                                                                                                               
pilih namanya dan klik Properties dan tampillah nama Nisa serta email addressnya. Untuk lebih memastikan kebenaran orang ini bahwa ia adalah Nisa yang saya maksudkan yaitu Nisa di bagian animasi maka saya klik More dan Verify Identity. Dialog box Verify Identity menampilkan siapa Nisa ini. Disini dikatakan bahwa sebelumnya saya dan Nisa sudah saling share workspace yaitu untuk My Workspace, print screens utk animasi, dan WideWorldImporters. Dibawahnya pun menjelaskan jumlah pesan yang telah dikirim/diterima dengan Nisa. Jika kurang yakin apakah ini orangnya, klik Check fingerprint dan ini instruksi untuk memrintahkan Nisa agar memberitahukan fingerprintnya dan jika sesuai dengan apa yang tampil di layar ini maka yakinlah ini Nisa yang asli. Sementara saya skip tahap verifikasi ulang ini. 
Mari kita telusuri isi properties Nisa klik tab alert dan misalkan saya ingin pesan-pesan muncul bilamana Nisa online maka saya set ke High dan bila ingin menambahkan nada deringnya cukup mensetting bagian bawah. Tab workspaces adalah workspace yang saya gunakan bersama Nisa. Anda lihat bahwa print screens utk animasi ditandai dengan bintang merah dan tanda seru hijau yang berarti Nisa sedang mengupdate bagian folder tersebut. Di tab messages memperlihatkan sejarah percakapan selama ini dengan Nisa termasuk rekaman suara yang diterima/dikirim Nisa. Demikian verifikasi kontak Nisa sekarang rasanya sudah yakin 100% bahwa Nisa ini asli Nisa bagian animasi dan selanjutnya saya add dia ke kontak list.                                             
Berhubungan dengan verifikasi tadi, saya juga memilikinya dan patut digunakan bilamana Nisa juga ingin konfirmasi dari saya bahwa saya adalah rekannya. Pilih Options menu dan klik Preferences, lalu klik tab Security. Dibawah Digital Fingerprint adalah nomer verfikiasi keaslian, kirim nomer tersebut jika Nisa meminta konfirmasi.
      
Misalkan ditempat kerja ada nama orang yang sama namun perannya berbeda dan orang itu pun memiliki nama panggilan berbeda, anda bisa gunakan nama panggilan ini sebagai identitas keaslian orang tersebut.   Caranya klik tombol kanan mouse pada nama yang ingin diberikan nama panggilan. Sebagai contoh saya pilih Nisa lalu saya pilih Verify Identity. Saya klik Verify dan disini saya biarkan nama Nisa (b 2x) seperti aslinya. Nah sekarang saya ingin menunjukkan bagaimana cara memperbaiki jika nama panggilan maupun nama alias bertentangan dengan orang aslinya. Saya pilih Nisa dan saya berikan alias nama saya disini. Otomatis ia berubah menjadi merah yang menandakan konflik. Untuk memperbaikinya klik tombol kanan mouse dan pilih Resolve Name Conflict. Tampil nama Arkka Pradipta pada 2 email yang berbeda. Tentunya yang milik saya adalah arkka@bamboomedia.net maka saya perbaiki yang salahnya, pilih nama yang salah lalu klik Alias Contact dan rubah kembali ke nama alias nya yang sebenarnya. Jika semua sudah benar maka yang tadinya berwarna merah berubah menjadi hijau.

Agar profil dan alamat email tidak disebarluaskan pada semua pengguna Groove.
Langkah-langkah
1. klik option menu
2. Preferences dan pada tab Options hilangkan centang Everyone dan All workspace members pada bagian Presence Settings
3. klik OK     
                                                                                                                              
Mengkonfirmasi perubahan yang baru anda perlu login kembali
Langkah-langkah
1. Klik Options menu
2. pilih Preferences lalu pada tab Identities pada bagian List me in: ubah All Contact Information menjadi Name Only dan untuk local network direktori dipilih No Listing.

Jika suatu saat ada yang meminta kontak list anda yang lengkap, ada baiknya untuk menyimpannya dalam bentuk file.
Langkah-langkah
1. klik Options menu
2. pilih Preferences
3. klik Save this Contact as File Berikan nama dan lokasi untuk menyimpannya
4. klik Save

Membuat File Sharing Workspace di Windows
Ada beberapa faktor yang anda harus perhatikan dalam membuat share folder untuk workspace. Gunakan File sharing Workspace untuk menangani beberapa jumlah file dan relative memiliki size kecil, jika tidak anda akan mengalami kemunduran performa pada PC anda. 
Tiga hal yang harus diperhatikan:
– hindari penambahkan file yang sizenya melebihi 50 MB 
– hindari penambahkan 100 file secara bersamaan 
– hindari penambahan lebih dari 500 file di file sharing workspace.

Ketiga hal tersebut adalah menurut rekomendasi Microsoft dan berdasarkan pada minimum system requirements untuk Groove. Namun Jika PC system anda melebihi minimum system requirements maka kemungkinan performa PC anda tidak akan berkurang walaupun anda melakukan hal hal yang melampaui batas minimum yang dimaksud tadi.
Yang jelas Groove tidak bisa mengsinkron file yang lebih besar dari 1GB dan Groove ototmatis berhenti mengsinkron disaat mencapai lebih dari 5,000 files atau pada saat keseluruhan total file size mencapai lebih dari 2GB.

Membuat file sharing workspace dari Groove Launchbar
Langkah-langkah
1. pada Launchbar klik New Workspace dan berikan nama workspace anda
2. pilih File Sharing
3. klik OK
Dialog box muncul memberikan opsi dimana Files_For_Review ingin ditempatkan, saya pilih yang kedua agar saya bisa tentukan sendiri lokasi penempatannya
 
Pemeliharaan dan Pengamanan Groove
Menyimpan Workspace ke Template
1. dobel klik workspace yang ingin disimpan
2. pada File menu pilih Save Workspace As
3. klik Template, berikan nama file dan tentukan lokasi
4. klik Save

Menyimpan Workspace ke Arsip                                                                                                                
Langkah-langkah
1. dobel klik workspace yang ingin disimpan
2. pada File menu pilih Save Workspace As
3. klik Archive
 
Membuka Archive (arsip) Yang Telah Disimpan
Langkah-langkah
1. klik File menu pada Groove Launchbar
2. pilih New ,Workspace From dan Archive
3. Bila berhasil maka tampilan pengisian password muncul

Back up Groove Account
Langkah-langkah
1. pada Groove Launchbar klik Options menu
2. pilih Preferences lalu di Account tab
3. klik Save dibagian Save Account as File, Pilih lokasi dan nama file account groove anda
4. klik OK

Memblokir tipe file format tertentu yang kemungkinan besar berisikan virus/trojan/worm dll
Langkah-langkah
1. klik Options pada Groove Launchbar
2. pilih Preferences. Dibagian Security tab centangkan Block restricted files types.
Untuk melihat tipe file format apa saja yang diblok oleh Groove klik View restricted types. Perhatikan baik baik nama file formatnya agar nantinya tidak bingung dalam pengiriman file maupun sharing file format. Anda kapan saja bisa menghilangkan centangan box ini dan tentunya hanya peran Administrator yang punya akses untuk melakukannya
Agar lebih aman lagi, pilih Options tab dan dibagian File Settings centangkan Scan incoming and outoing files for viruses. Anda perlu ketahui bahwa memilih ini tentunya akan memperlambat sinkronisasi ataupun penerimaan/pengiriman file dsb.