Minggu, 11 Maret 2012

Microsoft Office Access 2007

Dasar-Dasar Microsoft Access
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Selain itu, microsoft access merupakan program aplikasi yang akan membantu dalam merancan, membuat dan megelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksibel serta diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya
               
Memulai Microsoft Access
Ikuti langkah berikut ini:
1. Klik star>Program>Microsoft Access 2007
2. Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan nama database, klik tombol Create

Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007, seperti gambar dibawah ini:
Office Button : adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi sebelumnya
Quick Access Toolbar  : adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting seperti save, undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.
Ribbon : merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi sebelumnya.
Database Object : merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database. Contohnya seperti : Table, Form, Report, Macro dll.
Object Preview : Tampilan object yang anda aktifkan seperti table, form, report, dll
View Shortcut : adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya: Design View, Layout View, DataSheet View, Form View dll.

Lembar Kerja Microsoft Access
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards
 Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access


Menutup Microsoft Access
Menutup MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

 Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4

langkah-langkahnya
1. Aktifkan program aplikasi Ms. Access
2. Klik Open untuk membuka file database
3. Klik Tables yang ada pada Objects


 Klik 2 kali Create Table in Design View


Pada kotak dialog, lakukan pendefinisian struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field name) dengan panjang maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan (description) jika ada

Catatan : Setelah mengisi field name, harus ditentukan field mana yang akan dijadikan Primary Key. Dapat dilakukan dengan cara klik menu Edit > Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key


 Jika perlu Field Property dapat disi. Tampilan Field Property berbeda-beda untuk setiap field tergantung jenis datanya. Berikut beberapa Field Property yang ada dalam Ms. Acceess :
  • Field Size : Isi dengan panjang dari nama-nama field
  • Format : Tentukan bentuk tampilan data, digunakan untuk format tanggal, format angka, format waktu dan lain-lain
  • Input Mask : Tentukan pola data. Beberapa karakter yang dapat dipakai untuk menyusun pola ialah :
  • Caption : Isi dengan judul pada pembuatan form, report dan sebagainya
  • Default Value : Tentukan nilai dari sebuah bilangan secara otomatis
  • Validation Rule : Tentukan batasan dan aturanpemasukan data pada sebuah filed
  • Validation Text : Isi dengan pesan, bila terjadi kesalahan pemasukan data berdasarkan pada Validation Rule
  • Required : Isi Yes, Jika memerlukan data masukan; isi No, jika data akan dikosongkan
  • Allowed Zero Length : Isi Yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol
  • Index : Untuk menentukan pengurutan data

contoh validasi pada Access

 contoh pendefinisian struktur table :


 Setelah pendefinisian struktur tabel, simpan hasilnya dengan memilih dan mengklik File > Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save.

 Pada kotak isian Tabel Name, ketik nama untuk tabel lalu klik OK
Kemudian tutup jendela pendefinisian dengan memilih dan mengklik File > Close atau klik tombol toolbar Close (X)

 Untuk membuka sebuah file database dapat dilakukan dengan langkah seperti berikut :
• Aktifkan program aplikasi MS. Access
• Jika aplikasi Ms. Access sudah terbuka, maka untuk membuka sebuah file database dengan memilih dan mengklik menu File > Open (Ctrl+0) atau klik tombol toolbar Open
• Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan
• Pada kotak isian File name, ketik nama file yang ingin dibuka atau klik 2 kali pada nama file yang diinginkan
• Klik tombol perintah Open.

Untuk menutup sebuah file database dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu langkah berikut :
• Klik File > Close pada Menu Bar

• Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W(widyaschol's


Membuat Table Menggunakan DataSheet View
 langkah-langkahnya

  • Masih pada jendela Ms. Acces 2007 yang aktif
  •  Ketika anda mebuat database baru, sebuah tabel secara otomatis akan tampil didalam Preview object
  • Klik tombol Close untuk menutuk jendela tab Table 1 yang aktif, dengan cara klik tombol Close yang terletak di sudut kanan atas.
 klik Create – Table dalam group Tables, seperti gambar dibawah ini:
Maka tabel baru akan tampil, untuk mengganti nama field pada tabel dengan cara double klik pada nama field tersebut, seperti gambar dibawah ini:
Field baru akan tampil disebelah kanan field Nama, lanjutkan dengan memberi nama field lainnya.

  klik Datasheet – View – Design View, seperti gambar dibawah ini:
Kotak dialog Save As akan tampil, simpan tabel klik Ok.

Anda dapat melihat keterangan tabel yang dibuat yaitu nama field, tipe data, penggunaan primary key dan lainnya.


 

Kembali ketampilan sebelumnya, klik Design – View – Datasheet View, seperti gambar dibawah ini:


Masukan data kedalama Field-field yang telah disediakan.
Untuk menambah, mengedit atau pindah data record, dapat menggunakan fungsi record yang disediakan dibawah jendela object.


2 komentar:

  1. Yang maksud membuat menu bar seperti pada Ms Acces 2003.

    BalasHapus
  2. Yang maksud membuat menu bar seperti pada Ms Acces 2003.

    BalasHapus